कार्य संबंधी ईमेल और गोपनीयता
चेतावनी: यह एक गंभीर कानूनी विषय है। नियमों और उनके प्रयोग की पुष्टि के लिए योग्य सलाहकारों से संपर्क करें।.ऑफिस का ईमेल एक व्यावसायिक उपकरण है
जिसमें व्यवसाय से संबंधित काफी मात्रा में जानकारी होती है।
कंपनियां ईमेल के साथ जो चाहें कर सकती हैं,
क्योंकि यह एक व्यावसायिक उपकरण है, लेकिन क्या इसे कर्मचारियों द्वारा लिखा और पढ़ा जाता है?
क्या वे इसे पढ़ सकते हैं? क्या वे इसका बैकअप ले सकते हैं? क्या वे इसे आर्काइव कर सकते हैं?
सारांश:
- दो प्रकार के कार्य ईमेल पते
- सामान्य कार्य ईमेल पते, कोई प्रतिबंध नहीं
- कंपनी की निजी मेलबॉक्स, जैसे कि कंपनी की कारों में।
- व्यवहार संबंधी दिशा-निर्देश
- केवल कुछ विशेष परिस्थितियों में ही पढ़ा जा सकता है
- कर्मचारी को सूचित करें
- बड़े पैमाने पर जाँच करना प्रतिबंधित है
- कानूनी आवश्यकतायें
- ईमेल संदेशों को संग्रहित करने का दायित्व
- कर्मचारी को सूचित करने का दायित्व
- ईमेल संदेशों को हटाने की बाध्यता
- मेलबॉक्स को निष्क्रिय करने का दायित्व
सामान्य कार्य ईमेल पते, कोई प्रतिबंध नहीं
ऑफिस मेलबॉक्स की प्रकृति विरोधाभासी है;
यह नियोक्ता के स्वामित्व वाला एक उपकरण है, लेकिन इसका उपयोग कर्मचारी द्वारा किया जाता है।
हमें व्यावसायिक ईमेल पतों के दो अलग-अलग प्रकारों के बीच अंतर करना होगा:
- कंपनी का निजी ईमेल बॉक्स, जैसे name.surname@companyname.com
- सामान्य कंपनी ईमेल बॉक्स जैसे कि सूचना, सहायता, बिक्री, विपणन, बिलिंग आदि,
यानी वे सभी ईमेल जो किसी एक व्यक्ति से संबंधित नहीं हैं।
कंपनी के सामान्य ईमेल बॉक्स में कोई समस्या नहीं है,
कंपनी उनकी जांच करती है, सभी संदेश पढ़ती है, और उन पर कोई प्रतिबंध नहीं है।
कंपनी की निजी मेलबॉक्स, जैसे कि कंपनी की कारों में।
व्यक्तिगत ईमेल पते, जैसे कि name.surname@companyname.com,
में कर्मचारी का व्यक्तिगत डेटा हो सकता है जिसे नियोक्ता को सुरक्षित रखना चाहिए।
यदि हम इस प्रकार के मेलबॉक्स का उपयोग करने का विकल्प चुनते हैं,
तो एक नियोक्ता के रूप में हमें यह जानना आवश्यक है कि
डेटा को पर्याप्त रूप से संसाधित करने के लिए किन तकनीकी मानकों को अपनाना है और किन उपकरणों का उपयोग करना है।
मेलबॉक्स की तुलना कंपनी की कार से की जा सकती है;
यह कर्मचारी को व्यावसायिक कार्यों के लिए उपलब्ध कराया जाता है।
उदाहरण के लिए, नियोक्ता माइलेज की जांच कर सकता है, यह सत्यापित करने के लिए कि कर्मचारी ने
इस कार्य उपकरण का दुरुपयोग नहीं किया है, इसका उपयोग व्यक्तिगत उद्देश्यों के लिए नहीं किया है।
हालांकि, नियोक्ता बिना किसी विशिष्ट कारण के व्यवस्थित रूप से यह निगरानी नहीं कर सकता
कि कर्मचारी कंपनी की कार के अंदर क्या करता है।
मेलबॉक्स कंपनी की कार के समान है, एक कार्य उपकरण जो कंपनी के स्वामित्व में है,
कर्मचारी को काम के लिए, केवल अपने कार्यों को पूरा करने के लिए दिया जाता है।
कर्मचारी द्वारा काम के घंटों के दौरान भी जो कुछ भेजा और प्राप्त किया जाता है, वह
कंपनी की कार के कॉकपिट के अंदर होने वाली घटनाओं के समान है और इसे निजी पत्राचार के बराबर माना जाता है।
केवल कुछ विशेष परिस्थितियों में ही पढ़ा जा सकता है
कंपनी ईमेल संदेशों में लिखी बातों को नहीं पढ़ सकती,
यह काम व्यवस्थित रूप से और बिना किसी विशेष कारण के नहीं किया जा सकता।
यदि कोई विशेष मकसद भी हो, तो भी यह केवल कुछ खास परिस्थितियों में ही किया जा सकता है।
तीन अलग-अलग हित दांव पर हैं, जिनमें संतुलन बनाए रखना आवश्यक है:
- संगठन/उत्पादन, कार्य सुरक्षा या अन्य कारणों से
इस सामग्री तक पहुँचने में नियोक्ता का हित
- इस सामग्री को गोपनीय मानने वाले
कर्मचारियों की वैध अपेक्षा
- उस कंपनी के नाम वाले ईमेल खाते पर पत्र लिखने वाले तीसरे पक्ष को
शायद यह जानकारी न हो कि उनके पत्राचार की सामग्री निजी और गोपनीय नहीं है।
(ईमेल संदेशों के नीचे दिया गया मानक अस्वीकरण आमतौर पर चेतावनी देता है कि सामग्री दूसरों द्वारा पढ़ी जा सकती है।)
कर्मचारी को सूचित करें
कर्मचारी को पर्याप्त लिखित संचार के माध्यम से सूचित किया जाना चाहिए कि ईमेल संदेशों का
उपयोग केवल रोजगार संबंध से संबंधित सभी उद्देश्यों के लिए किया जा सकता है, उदाहरण के लिए व्यक्तिगत उपयोग पर रोक लगाकर।
दस्तावेज़ में कंपनी के उपकरणों,
जिनमें ईमेल बॉक्स भी शामिल है, के उपयोग का तरीका बताया जाना चाहिए और यह सूचित किया जाना चाहिए कि गोपनीयता नियमों का अनुपालन करते हुए:
- कानून का पालन करने और कंपनी की संपत्तियों की सुरक्षा के लिए ईमेल संदेशों को संग्रहीत किया जाएगा।
- कुछ मामलों में, कंपनी कर्मचारी के मेलबॉक्स की सामग्री की जांच कर सकती है।
बड़े पैमाने पर जाँच करना प्रतिबंधित है
तथाकथित "व्यापक नियंत्रण" निषिद्ध हैं,
जैसे कि किसी कर्मचारी के मेलबॉक्स की सामग्री को व्यवस्थित रूप से पढ़ना।
नियोक्ता के नियंत्रण की सीमाएं तीन मूलभूत सिद्धांतों पर आधारित हैं:
-
एक है सद्भावना, जिसके तहत नियोक्ता कर्मचारी के कंपनी मेलबॉक्स की जांच
तभी कर सकता है जब इसका कोई ठोस कारण हो
, उदाहरण के लिए, कंपनी की संपत्तियों की सुरक्षा के लिए जो किसी वायरस से खतरे में पड़ सकती हैं;
या कर्मचारी की बेवफाई के संदेह की स्थिति में, बचाव संबंधी जांच करने के लिए। -
अन्य कारक नियंत्रण में आनुपातिकता और समय तथा अनुसंधान के विषय में सीमाएँ हैं।
ईमेल संदेशों को संग्रहित करने का दायित्व
नियमों के अनुसार, नियोक्ता को यह साबित करना होगा
कि उसने कंपनी के डेटा की सुरक्षा के लिए पर्याप्त और प्रभावी सुरक्षा उपाय अपनाए हैं
, जैसे कि कॉर्पोरेट ईमेल का संग्रह करना।
कर्मचारी को सूचित करने का दायित्व
यदि कंपनी के बारे में विस्तृत जानकारी उपलब्ध न हो तो
नियोक्ता द्वारा डेटा तक पहुंच :
-
यह एक अत्यंत गंभीर उल्लंघन का प्रतिनिधित्व करता है;
कर्मचारी के निजी स्थान में संवेदनशील डेटा पाया जा सकता है,
उदाहरण के लिए राजनीतिक, धार्मिक, यौन या ट्रेड यूनियन रुझानों के बारे में जानकारी,
जिसकी गोपनीयता उच्चतम स्तर पर सुनिश्चित की जानी चाहिए। -
यह एक आपराधिक अपराध है
किसी भी कानूनी प्रक्रिया में अनुपयोगी होने का
जोखिम भी है।
ईमेल संदेशों को हटाने की बाध्यता
व्यापारिक पत्राचार को सामान्यतः अधिकतम दस वर्षों तक सुरक्षित रखा जाना चाहिए। यह
कंपनी की संपत्ति की सुरक्षा और किसी भी कानूनी विवाद की स्थिति में बचाव करने के लिए आवश्यक है।
व्यक्तिगत डेटा का भंडारण और प्रसंस्करण केवल विशिष्ट उद्देश्यों के लिए ही अनुमत है।
यदि यह उद्देश्य एक निश्चित अवधि के बाद, उदाहरण के लिए दस वर्षों के बाद, समाप्त हो जाता है, तो इस डेटा को हटा दिया जाना चाहिए।
मेलबॉक्स को निष्क्रिय करने का दायित्व
कर्मचारी की बर्खास्तगी या इस्तीफे की स्थिति में,
नाम.उपनाम वाले मेलबॉक्स को थोड़े समय के भीतर निष्क्रिय कर देना चाहिए।
कंपनी एक स्वचालित उत्तर सक्रिय कर सकती है जो प्रेषक को सूचित करेगा कि खाता निष्क्रिय कर दिया गया है, और
उसे किसी अन्य आंतरिक ईमेल पते पर लिखने के लिए आमंत्रित करेगा।
बर्खास्त कर्मचारियों के कंपनी संदेशों का ऐतिहासिक संग्रह
तभी सुरक्षित रखा जा सकता है जब कर्मचारी को इस बात की सूचना दी गई हो कि उसके संदेश संग्रहीत किए जा रहे हैं।